Zapraszamy do składania ofert na wykonanie audytu technologicznego procesu sprzedaży i produkcji kryształów 3D.

Oferty można składać do 30.10.2017 roku. Więcej informacji poniżej.

I. Dane Zamawiającego

Nazwa firmy: KSK Anna Sawoń
Adres: J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok, Polska
NIP: 5422670719

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

  • Imię i nazwisko: Kamil Sawoń
  • Email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  • Telefon: 602446550

II. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi przeprowadzenia audytu technologicznego procesu sprzedaży i produkcji kryształów 3D.

Audyt ma zostać przeprowadzony pod kątem poszukiwania rozwiązania informatycznego z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, którego wdrożenie miałoby prowadzić do:

  • automatyzacji przekazywania danych rozumianej przede wszystkim jako wyeliminowanie konieczności kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych celem ich przetworzenia w podsystemie księgowym, magazynowym, logistycznym, itp.,
  • uzyskanie możliwości bieżącej oceny obciążenia pracą na każdym etapie obsługi zamówienia (od zapytania ofertowego przez projektowanie, produkcję, aż po wysyłkę gotowego produktu i monitorowanie jego drogi do klienta),
  • zapewnienie przejrzystej i jednoznacznej ewidencji materiałów, towarów i produktów gotowych,
  • usprawnienie ofertowania, tj. tworzenia wycen i projektów oraz ich prezentacji dla klientów.

Audyt dotyczyć ma następujących obszarach funkcjonalnych:

  • obsługa klienta (prezentacja oferty, wyceny, projektowanie indywidualnych kryształów 3D),
  • produkcja kryształów 3D,
  • produkcja dodatków do kryształów 3D tj. podstawy, opakowania,
  • ewidencja materiałów, towarów i produktów gotowych,
  • kompletowanie i przygotowywanie przesyłek do wysyłki,
  • analiza kosztów produkcji i obsługi klienta.

Zamawiający oczekuje przygotowania opracowania obejmującego co najmniej:

1. Analizę stanu obecnego:

  • Identyfikację i opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa w zdefiniowanych obszarach funkcjonalnych. Opis zidentyfikowanych procesów biznesowych powinien zostać przygotowany w postaci diagramu graficznego oraz opisu słownego.
  • Opis struktury danych przetwarzanych w ramach zidentyfikowanych procesów biznesowych wraz z określeniem powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami danych.

2. Stworzenie projekcji stanu docelowego:

  • Identyfikacja wąskich gardeł i problemów w zarządzaniu zdefiniowanymi obszarami funkcjonalnymi. Wyszczególnienie oczekiwanych usprawnień w tym zakresie (doprecyzowanych w toku wywiadów przeprowadzonych z pracownikami Zamawiającego).
  • Opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa z uwzględnieniem możliwych do wprowadzenia usprawnień wynikających z zastosowania informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.

3. Analizę dostępnych rozwiązań informatycznych z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem:

  • Porównanie systemów informatycznych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem pod kątem zapewnianych przez nie funkcjonalności, potencjału rozwojowego, kosztów zakupu, wdrożenia oraz utrzymania z uwzględnieniem bieżących potrzeb przedsiębiorstwa, planów rozwoju oraz zdolności do finansowania wprowadzanych rozwiązań informatycznych.
  • Wskazanie rekomendowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem oraz przeprowadzenie porównania jego funkcjonalnej zgodności z procesami biznesowymi przedsiębiorstwa. Określenie procesów biznesowych przedsiębiorstwa nie obsługiwanych przez rekomendowane systemy informatyczne. Wskazanie zakresu i rzeczywistych kosztów wytworzenia funkcjonalności uzupełniających.

4. Ocenę infrastruktury technicznej:

  • Przegląd posiadanej przez przedsiębiorstwo infrastruktury technicznej (serwery, systemy backupu, stacje robocze użytkowników, sieć komputerowa LAN, WAN itd.). pod kątem wymagań wybranego systemu zarządzania przedsiębiorstwem.
  • Wyszczególnienie koniecznych do przeprowadzenia w związku z wdrożeniem wybranego systemu zarządzania modernizacji infrastruktury IT przedsiębiorstwa oraz wiążących się z nimi kosztów.

III. Kryteria oceny oferty

Oferta powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Ryzyko związane z oszacowaniem czasu potrzebnego na przygotowanie audytu spoczywa na Oferencie.

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:

A. Dopuszczające:

  • Cena netto niższa niż 20 000 zł
  • Termin zakończenia realizacji zamówienia nie późniejszy niż 60 dni od podpisania umowy na realizację zamówienia.

B. Rangujące:

  • Cena netto – 70%
  • Termin realizacji zamówienia – 15%
  • Termin płatności – 15%

IV. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty

Oferta zgłoszona przez Oferenta musi spełniać wszystkie dopuszczające kryteria wyboru. Oferty nie spełniające któregokolwiek z dopuszczających kryteriów wyboru zostaną odrzucone.

Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie ofert, które spełniają dopuszczające kryteria wyboru, wedle największej ilości punktów uzyskanych zgodnie z następującą metodologią:

  • przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

Kc = (Cn/Co) x 70% x 100

gdzie:
– Cn – najniższa zaproponowana cena netto spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”

  • przez kryterium „Termin realizacji zamówienia” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin zakończenia realizacji zamówienia liczony w dniach kalendarzowych od momentu podpisania umowy pomiędzy Stronami. Ocena w ramach kryterium „Termin realizacji zamówienia” (Kt) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

Kt = (Tn/To) x 15% x 100

gdzie:
– Tn – najkrótszy zaproponowany termin zakończenia zamówienia liczony w dniach od momentu podpisania umowy spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– To – termin zakończenia zamówienia zaproponowany w badanej ofercie liczony w dniach od momentu podpisania umowy
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium "Termin realizacji zamówienia"

  • przez kryterium „Termin płatności” Zamawiający rozumie określony przez Oferenta termin płatności za wykonanie przedmiotu zamówienia podany w dniach kalendarzowych od momentu zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Termin płatności” będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

Kp = (Po/Pn) x 15% x 100

gdzie:
– Po – termin płatności zaproponowany w badanej ofercie spośród wszystkich otrzymanych ofert, które spełniły dopuszczające kryteria wyboru
– Pn – najdłuższy termin płatności
– Kp – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin płatności”.

Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

K = Kc + Kt + Kp

gdzie:
– K – liczba punktów w ocenie końcowej
– Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
– Kt – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin realizacji zamówienia”
– Kp – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin płatności”

Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.

V. Termin składania ofert

  • Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową na adres siedziby: KSK Anna Sawoń, ul. J. I. Kraszewskiego 6 lok. 25, 15-025 Białystok lub przesłać e-mailem na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  • Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 30.10.2017 r.
  • W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
  • Oferta i załączniki powinny być podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. W przypadku złożenia oferty e-mailem Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się do dostarczenia wydrukowanego egzemplarza oferty podpisanej i opieczętowanej przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta najpóźniej w dniu podpisania umowy na realizację zamówienia.
  • Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  • Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.
  • Zapytanie ofertowe zostało opublikowane również na stronie internetowej Zamawiającego: http://statuetki3d.pl/zapytanie-audyt.html

VI. Dodatkowe informacje i wymagania

  • Oferent zobowiązany jest wypełnić i załączyć do złożonej oferty ‘Oświadczenie Oferenta’, którego wzór stanowi załącznik do zapytania ofertowego.
  • Termin związania ofertą musi wynosić minimum 21 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
  • Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
  • Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.
  • Zamawiający nie dopuszcza wypłacenia zaliczki bądź zadatku na poczet zawartej z Oferentem umowy. Wszelkie rozliczenia muszą nastąpić po zakończeniu realizacji zamówienia.
  • Rozliczenia między Zamawiającym a wybranym Oferentem będą prowadzone w złotych polskich (PLN). W przypadku ofert wyrażonych w walucie obcej przeliczenie na PLN nastąpi według średniego kursu NBP z dnia porównania ofert.
  • Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy.
  • Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
  • Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
  • Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.

VII. Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych

W postępowaniu ofertowym nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – Oferentem, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  • posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych,
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika,
  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VIII. Informacja na temat wymagań dla oferentów

Oferent zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

IX. Załącznik

Załącznik do zapytania ofertowego: Oświadczenie Oferenta (plik.doc)